Verkkosivu-uudistuksen kilpailutus
Verkkosivu-uudistuksen kilpailutus ei yleensä ole mikään halutuin projekti.
Useimmiten syy on se, että kilpailutuksen vastuuhenkilö ei täysin ole omalla vahvuusalueellaan. Ei oikein tiedetä miten kilpailutusta tulisi lähestyä, mitä asioita pitäisi osata listata ja miten lopullisia tarjouksia edes pystyy vertailemaan.
Pyrimme kokoamaan tähän vinkkiin oleelliset asiat, joita seuraamalla sekä kilpailutus että lopullinen verkkosivujen uudistus, voivat olla miellyttäviä kokemuksia.
1. Panosta tarjouspyyntöön
Selvitä omalta organisaatioltasi millaisia toiveita ja odotuksia verkkosivu-uudistukseen kohdistuu. Vastatkaa kysymykseen: ”Miksi verkkosivut uudistetaan?”
Hyvä tarjouspyyntö toimii projektin selkärankana: mitä halutaan ostaa, mikä on toive aikataulusta, mikä on projektiin varattu budjetti sekä miten vastuut jakautuvat tilaajan ja toimittajan välillä.
Onnistunut projekti vaatii saumatonta yhteistyötä tilaajan ja toimittajan välillä. Molemmilta osapuolilta tulee nimetä yksi ensisijainen yhteyshenkilö, joiden välillä kommunikaatio on saumatonta ja jatkuvaa.
Hyvä tarjouspyyntö sisältää ainakin seuraavat asiat:
Yrityksen perustiedot
Mitä yritys tekee, kenelle ja mitkä ovat loppuasiakkaan saamat hyödyt. Yrityksen tarina, tausta ja arvot lisäävät usein yrityksen mielenkiintoa ja lähestyttävyyttä.
Uudistuksen tavoitteet
Miksi verkkosivut uusitaan? Onko tarpeellista uusia koko sivuston tekninen tausta ja ulkoasu vai riittääkö pienemmät parantelut vastaamaan tavoitteita.
Kohderyhmät ja tarpeet
Erittäin tärkeää on muistaa, että tyypillisesti verkkosivut palvelevat loppukäyttäjää/asiakasta. Millaisia eri kohderyhmiä yrityksellä on ja miten heidän tarpeensa eroavat toisistaan?
Halutut ominaisuudet
Mitä ihmiset etsivät sivuilta: halutaanko tuotteiden ja palveluiden selaaminen tehdä helpoksi, käytetäänkö lomakkeita, laskureita tai chatteja. Onko yrityksellä paljon kuva/videomateriaalia, halutaanko some-sisällöt tuoda osaksi sivustoa. Entä onko yrityksellä aktiivista porukkaa kirjoittamaan blogia tai ajankohtaisia tiedotteita?
Tekniset vaatimukset
Ensisijaisesti suosittelemme asiakkaille aina WordPress -julkaisujärjestelmää. Tällöin asiakas ei ole ”naimisissa” yhden toimijan kanssa. Verkkokauppa taas kannatta useimmiten toteuttaa WooCommercella, joka on suora lisäosa WordPress -verkkosivuihin. Kaikki mahdolliset integraatiot yrityksen muihin teknisiin järjestelmiin on syytä mainita tässä vaiheessa.
Aikataulu
Yleensä verkkosivu-uudistukseen tulee varata vähintään 2 kuukautta, vaikka kaikki sujuisikin suunnitellusti. Tyypillisimmin aikatauluhaasteita tulee sisältöjen puutteesta. Varaa siis sisältöjen tekoon / teettämiseen riittävästi aikaa.
Budjetti
Toimittajan kanssa kannattaa puhua avoimesti budjettiraamista, joka verkkosivu-uudistukseen on varattu. Kokenut kumppani kertoo, mikäli toiveet ja tavoitteet eivät ole realistiset budjettiin nähden. Myös liian edullinen hinta on yleisesti mahdollinen pienen toimijan antamana, jolloin kaikki tekeminen on yhden henkilön varassa.
Tarjouksen erittely
Mitä kaikkea hinta sisältää? Paljonko on varattu visuaaliselle suunnittelulle, tekniselle työlle, koulutuksille, projektin johdolle, sivuston julkaisulle jne. Pyydä erittely, jotta voit oikeasti verrata tarjouksia keskenään.
Tekninen tuki
Miten tekninen tuki on toteutettu julkaisun jälkeen? Mitä tarjous pitää sisällään?
Jatkokehitys
Onko verkkosivujen toteuttaja halukas jatkamaan verkkosivujen jatkokehitystä niiden julkaisun jälkeen.
2. Ketkä valitset kilpailutukseen
Nyt kun tarjouspyynnnön laadinta onnistuu, pääset miettimään ketkä kannattaa valita kilpailutukseen.
Googlettamalla pääset varmasti alkuun, mutta parhaiten asia selviää kysymällä omilta tutuilta ja sidosryhmiltä suosituksia.
Sidosryhmät
Onko talon sisällä tai omassa tuttavapiirissä asiaan perehtyneitä tai vasta verkkosivu-uudistuksessa mukana olleita.
Caset
Saatuasi potentiaalisten yritysten nimiä ja henkilöitä tietoosi, käy tutustumassa yrityksen omiin verkkosivuihin ja heidän esittelemiinsä asiakastoteutuksiin.
Teille sopivan kokoinen kumppani
Liian suurelle toimijalle saatatte jäädä listan hännille ja toisaalta liian pienen tekijän kanssa olette helposti jumissa yksittäisen tekijän, hänen osaamisensa sekä aikataulunsa kanssa.
3. Tutustu tarjouksiin ja tapaa kandidaatit
Tutustumalla saamiisi tarjoukseen pystyt luomaan ensivaikutelman potentiaalisesta kumppanistasi. Onko toimija vastannut tarjouspyynnössä mainittuihin asioihin? Onko tarjous selkeä ja ymmärrettävä? Käykö tarjouksesta ilmi sen tarkka sisältö sekä mistä kustannukset muodostuvat?
Anna tarjouksen tekijälle mahdollisuus käydä tarjous kanssasi läpi. On tärkeää, että kaikki tarjouksessa esitetyt asiat tulevat sinulle selviksi ja etenkin pääset oikeasti tapaamaan tekijät. Kenen kanssa olisi oikeasti mukava tehdä yhteistyötä?
Mieti vielä ennen valintaa, että mitä asioita oikeasti haluat painottaa tarjousten vertailussa: halvinta hintaa, selkeää prosessia alusta loppuun, miellyttävää yhteistyötä tai jotain muuta.
Toivottavasti näistä vinkeistä oli apua ja pääsette tekemään onnistuneen verkkosivu-uudistuksen!
